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高效工作時間管理術/番茄鐘工作法 字體:正常放大
 

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成長|你的「高效時間」!時間管理術-番茄鐘工作法

 

時間管理一直是多數人希望能提升的能力,其中拖延症更是大家的通病壞習慣,直到我知道了番茄鐘工作法,開始讓我往高效人生邁進。


初次聽到番茄鐘工作法可能摸不著頭緒,以為就是定時的概念,但可別以為只是個簡單的倒數計時,番茄鐘工作法的心法與技法都在本文中,我把這篇文章獻給嚮往高效率工作/解決拖延症的你。

 

番茄鐘(Pomodoro Technique)的由來

 

番茄鐘工作法是義大利人 弗朗西斯科西里洛(Francesco Cirillo)於1992年創立。剛上大學的他,沒有時間管理的概念,導致他學習效率不佳,於是我和自己打賭,下猛藥,狠狠鄙視自己說:「我能學一會兒習嗎?真正學上10分鐘?」我得找個計時教練,誰來替我掐錶呢?後來我找到了,是一枚廚房定時器,形狀像「番茄」(Pomodoro ,意大利語的「番茄」)。番茄鐘的緣由便是如此。

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番茄鐘是國外家庭廚房必備小物

 

番茄鐘的意義:簡單、實用、減少拖延、休息

 

你通常怎麼規劃時間呢?是不是用小時去計算,但往往覺得一小時很長,所以在辦正事前先做別的,然而時間就這麼過了,而正事卻延到下一個小時才做,簡直就是事倍功半了。而在番茄鐘工作法中,則是設定一段絕對時間:25分鐘,就是在這25分鐘內只能做原本設定要做的事,同時盡可能將干擾排除。

 

25分鐘能做什麼?

 

嘿!別小看這25分鐘,當你進入心流時,這絕對是一段「經驗值加倍」的寶貴時間,但本篇文章中,討論這25分鐘的專注其實很少,真正重要且容易被忽略的,其實是下列兩個概念:預估&休息。


番茄工作法的具體執行,可以把它分為三個環節:前期準備、中期執行、後期回顧。

 

【心理學小知識:心流(flow)是指人們身心投入某事的一種心理狀態,舉例來說像是藝術家在創作時,往往不願被打擾、中斷。是一種將個人注意力完全關注在某種活動上的感覺;心流產生時同時會有高度的興奮及充實感,同時效率將達到最高,往往會忘了時間的流逝,許多頂尖運動員、作家,都能自如地切換心流狀態,心流狀態被打斷後,重新進入需要10-15分鐘時間。】

 

番茄工作法的三個環節

 

前期準備:容易被忽視,但成敗就這一步

 

人們通常只記得要拿出計時器,25分鐘倒數開始,一股腦地進入工作,但卻在過程中出現像是想上廁所啊、口渴、資料沒有準備好等等...而這都還只是小事,其實最大的誤區,是沒有判斷事情需要幾個番茄鐘的能力!

 

番茄工作法的前期準備,需要兩個計畫表,其一是工作計劃表,就是列出今天的代辦任務(不是準備完成的任務),而第二張表,則是列出需要幾個番茄鐘來完成項目。完成一項工作需要25分鐘即1個番茄鐘,需要50分鐘即2個番茄鐘。其中與以往工作計畫最大的不同是,關注完成的番茄鐘,而不是是否完成事件。您可能覺得納悶,怎麼不叫我做完事,而是叫我注意計時呢?


這就是番茄鐘工作法的特點所在,這樣做的好處有兩個:


第一,把大任務拆解為番茄鐘,化解大任務帶給人的壓迫感,緩解拖延症;如果您有學習過解決拖延症最好的方法,就是拆解你的任務,就好比你眼前是一座長達999階的階梯,定眼一看,一定會覺得我才爬不上去呢!但如果想成,我只要爬1099階,是不是好過了一點?覺得更有勇氣往上爬,這就是拆解大任務的好處。


第二,加入25分鐘番茄時間,更能有效反饋工作量,讓你知道怎麼樣的工作任務,其實需要多少時間,對於作業的時間感更加精準,就不再會有預估錯時間,而讓主管或是同事一直等待的窘境,自己給人的專業感也會提升。

 

中期執行的實際番茄鐘工作法,我們直接舉例,你只需要記住兩個重點,專心&休息。

 

中期執行:專注與休息

 

專注工作自然是將所有的注意力集中在設定好的代辦任務上,但回想一下你沒能專注,就是被打斷了,而打斷分為兩種,內部及外部。先說說內部,也就是被自己的念頭打斷,例如,想起要訂火車票,要回復信件,但其實90%的是。都不用你立刻著手進行,都可以在完成番茄鐘後再去執行,但念頭揮之不去怎麼辦呢?這時你只要把這些念頭寫下來,列入代辦任務但不立即去做就可以,你會發現,當你寫下來後,念敨已經消散了,剩下的只要等番茄鐘結束,再去做就行了。

 

那如果是外部打斷呢?譬如被叫去拿東西、開會20分鐘,或是幫個小忙,這時候就先判斷是不是緊急需要去處理,如果是,作廢此番茄鐘(記住!是作廢!不可以接續)

 

而面對不緊急的外部打斷(大部分都是沒那麼緊急),需要4個步驟解決:

 

第一步-告知:例如我正在寫報告,還需要25分鐘時間。

 

第二步-協商:可不可以25分鐘後,我去幫你做OO呢?可不可以讓別人幫忙OO呢?

 

第三步-計劃:寫進待辦任務清單:「幫同事去OO」

 

第四步-答復:履行承諾,番茄鐘結束之後,幫同事OO。

 

以上就是專注工作的概念,當然都是需要練習,同時把進入心流狀態的時間縮短,就是番茄鐘工作法的精髓。而另一個非常重要卻常被忽略的重點-休息。

 

大腦的注意力是有限的,並不是像機器般可以不停運轉,有時候你可能覺得狀況好,連續專注了3~4個小時甚至更久,但往往在這之後你會發現,你的大腦在跟你抗議了!街下來的好幾個小時、半天、甚至一天都提不起勁,注意力相當渙散,思緒不清晰,就是我們常說的用腦過度。

 

休息需要記住以下五個要點,不只讓你走得更長遠,更讓你想得更周全。

 

1.每個番茄鐘之後要保證休息,不能因為感覺還不錯而延長。

 

2.即使正處在心流狀態,番茄鐘結束同樣需要休息。

 

3.高效工作的大腦,會喪失全局思考的能力,休息可以讓你更看清剛剛所做的事。

 

4.休息的時候不要動用腦力思考。

 

5.盡量讓休息形成節奏感,如同短跑選手,在開始下一輪時更能集中。

 

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番茄鐘執行時的兩個重點,專心&休息。

 

後期回顧:讓每一個番茄鐘更有價值

 

後期回顧是讓你把預估的番茄鐘和實際工作鐘的對比,找出差距的原因,把經驗和總結應用到下一次的番茄工作法中,持續改進,並能更精準的抓出你的番茄時間感。

 

總結一下番茄工作法的核心要點:

 

1.提高一段時間高效工作的專注力

 

2.專注需要不被打擾,不被打擾需要的是合理拖延

 

3.保持工作和休息的節奏感

 

在手機不離身,隨時聯網的時代,人們的時間及注意力都被碎片化,你的注意力甚至變成商家搶奪的新一代石油,如何控管並有效運用注意力,將是人與人產生差異的一個重要因素,就從這個實用且容易執行的番茄鐘工作法開始,找回你的主控權。

 

 




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